Depuis le 16 juillet 2026, Power Automate peut calculer automatiquement le temps et les coûts économisés par les flux de bureau à partir de règles définies par l’entreprise, selon le plan de version de Microsoft consacré à la mesure des gains. L’enjeu n’est donc plus seulement de déployer correctement la version 2607 — sujet traité dans notre article sur la mise à jour de Power Automate Desktop 2607 — mais d’utiliser cette nouveauté pour produire un ROI défendable devant la direction.
Le point de départ : passer d’un gain supposé à un montant vérifiable
Votre entreprise exécute déjà des flux Power Automate Desktop pour saisir des données, télécharger des documents, rapprocher des fichiers ou alimenter des applications métier. Pourtant, lorsqu’un dirigeant demande combien ces automatisations font réellement gagner, la réponse repose souvent sur une estimation ancienne ou un tableur tenu de manière irrégulière.
Le résultat visé est concret : avant la prochaine clôture mensuelle, chaque automatisation prioritaire doit produire un total d’heures économisées et une valorisation en euros, calculés à partir de ses exécutions réussies. Power Automate permet désormais d’associer au flux une durée manuelle de référence ainsi qu’un taux horaire ou un montant économisé par exécution, puis d’agréger automatiquement les résultats. C’est précisément le fonctionnement décrit dans la documentation Microsoft sur les règles d’économies.
Ce montant doit rester correctement nommé. Une heure libérée représente d’abord une capacité de travail récupérée. Elle ne devient une économie budgétaire que si elle réduit effectivement des heures supplémentaires, une prestation externe, un recrutement ou une autre dépense identifiable.
Prérequis : réunir les preuves avant d’ouvrir Power Automate
Préparez les éléments suivants :
- Un périmètre de flux en production, avec leur propriétaire métier, leur propriétaire technique et le processus automatisé.
- Un historique d’exécution exploitable. Microsoft permet notamment de consulter et d’exporter l’historique des vingt-huit derniers jours pour analyser le nombre et la durée des exécutions, comme l’explique son guide sur l’évaluation de l’impact métier d’une automatisation.
- Une durée manuelle de référence, observée sur la procédure réellement remplacée, exceptions comprises.
- Une décision financière écrite indiquant s’il faut utiliser un coût horaire chargé, un coût de prestation ou un montant direct évité par transaction.
- Les droits Power Platform nécessaires. La documentation Microsoft précise que la consultation et la modification des règles exigent des privilèges sur les tables Saving Rule et Flow Aggregation ; le rôle Environment Maker constitue un exemple de rôle adapté.
- Une règle de validation, désignant la personne autorisée à modifier la durée ou le coût de référence lorsque le processus évolue.
Ne démarrez pas par la configuration technique. Si la référence métier n’est ni observée ni validée, l’outil automatisera simplement un calcul contestable.
Le déroulé, étape par étape
1. Établir le registre des automatisations à mesurer
Qui fait quoi : le responsable automatisation exporte les flux actifs et leur historique ; chaque responsable métier confirme la tâche couverte, la fréquence réelle et les cas où une intervention humaine subsiste.
Durée réaliste : une revue de portefeuille fondée sur l’historique disponible. Microsoft documente une fenêtre de vingt-huit jours pour l’analyse et l’export des exécutions.
Livrable produit : un registre comportant, pour chaque flux, son nom, son environnement, son propriétaire, l’événement déclencheur, le volume d’exécutions réussies et le statut de sa référence métier.
Écartez temporairement les flux de test, les automatisations abandonnées et les flux dont le périmètre fonctionnel change encore.
2. Mesurer le travail manuel réellement évité
Qui fait quoi : le responsable opérationnel chronomètre la procédure manuelle dans des conditions normales. L’opérateur note le début, la fin, les contrôles effectués, les reprises et le travail qui restera nécessaire après l’automatisation.
Durée réaliste : un cycle d’observation couvrant plusieurs exécutions représentatives, jusqu’à ce que le propriétaire métier puisse expliquer les écarts constatés.
Livrable produit : une fiche de référence validée précisant la durée manuelle évitée par exécution réussie. Ne reprenez pas automatiquement la durée totale de l’ancienne procédure : si une vérification humaine demeure, son temps doit être retiré du gain annoncé.
Microsoft recommande de comparer le processus initial au processus automatisé et fournit une méthode fondée sur le nombre d’exécutions et leur durée dans son guide d’évaluation de l’impact métier.
3. Faire valider la règle de valorisation par la finance
Qui fait quoi : le contrôle de gestion choisit la méthode de conversion. Le responsable métier fournit la catégorie de personnel concernée et le responsable automatisation explique l’unité utilisée par Power Automate.
Durée réaliste : un atelier conjoint opérations-finance, prolongé uniquement si plusieurs populations de coûts interviennent dans le même processus.
Livrable produit : une règle signée utilisant soit un taux horaire appliqué au temps économisé, soit un montant direct économisé par exécution. La documentation Microsoft sur les économies dans Power Automate confirme la disponibilité de ces deux modes de calcul.
Conservez séparément la valeur de capacité libérée et les économies budgétaires effectivement réalisées. Cette distinction évite de présenter comme du cash une disponibilité supplémentaire des équipes.
4. Configurer les règles dans Power Automate
Qui fait quoi : l’administrateur Power Platform ou le propriétaire autorisé ouvre le flux, accède à la fonction d’économies et renseigne la durée manuelle validée. Il ajoute ensuite le taux horaire approuvé ou le montant de référence.
Durée réaliste : une session de configuration par groupe de flux homogènes, suivie d’une relecture croisée par le métier.
Livrable produit : une règle active, nommée et documentée pour chaque flux retenu, accompagnée de la date de validation et du nom de son approbateur.
La fonction n’est pas activée par la seule existence du flux : Microsoft indique qu’il faut configurer explicitement les règles de temps et d’argent pour les flux de bureau. Les gains sont ensuite calculés sur les exécutions réussies et cumulés automatiquement.
5. Tester le calcul sans fausser les résultats
Qui fait quoi : le propriétaire technique déclenche une exécution normale, vérifie son statut, puis contrôle la remontée du gain. Le responsable métier compare le résultat à la fiche de référence.
Durée réaliste : jusqu’à une heure après l’exécution pour vérifier son intégration, ce délai maximal de mise à jour étant indiqué dans la documentation des économies Power Automate.
Livrable produit : une preuve de recette réunissant l’exécution, son statut, la règle appliquée et le résultat affiché dans Automation Center.
Attention : seules les exécutions réussies génèrent des économies, et les exécutions de test réussies sont exclues selon la documentation Microsoft. Une recette limitée au bouton de test ne permet donc pas de valider tout le cycle de mesure.
6. Installer une revue mensuelle de la valeur produite
Qui fait quoi : le responsable automatisation présente les résultats ; les métiers expliquent les variations de volume ; la finance valide les montants ; le sponsor décide quels flux maintenir, corriger ou étendre.
Durée réaliste : une revue à chaque clôture mensuelle, alignée sur la fenêtre d’analyse des exécutions. Microsoft indique que les résultats d’automatisation peuvent être analysés sur une période de trente jours.
Livrable produit : un tableau de pilotage montrant les gains validés, les échecs, les changements de référence et les décisions prises. Si plusieurs environnements doivent être consolidés, appliquez les principes de notre guide pour créer un tableau de bord Power BI adapté au pilotage.
Comment mesurer que ça marche
- Temps évité validé = durée manuelle évitée par exécution × exécutions réussies. Cette logique correspond au calcul décrit par Microsoft pour les règles d’économies.
- Valeur de capacité libérée = temps évité validé × taux horaire approuvé par la finance.
- Fiabilité du flux = exécutions réussies divisées par l’ensemble des exécutions de production. Suivez ce ratio parallèlement au ROI, car Power Automate ne comptabilise les gains que sur les exécutions réussies.
- Couverture du portefeuille = flux actifs disposant d’une règle validée divisés par les flux actifs inclus dans le périmètre.
Un gain financier en hausse accompagné d’un taux d’échec qui se dégrade n’est pas un bon résultat. Il signale généralement une augmentation du volume, pas une automatisation mieux maîtrisée.
Les erreurs qui font échouer la mesure du ROI
- Ne confondez pas durée du processus et temps humain évité. Une automatisation peut s’exécuter longtemps sans mobiliser un collaborateur.
- N’utilisez pas un temps déclaré de mémoire. Faites observer la tâche et documentez les exceptions avant de saisir la référence.
- Ne laissez pas le développeur choisir seul le taux horaire. La valorisation relève de la finance et doit rester comparable entre services.
- Ne transformez pas automatiquement la capacité libérée en économie comptable. Indiquez séparément les dépenses réellement supprimées.
- Ne mélangez pas production, tests et anciennes versions. Avant de mesurer les gains, stabilisez le déploiement à l’aide de notre playbook sur Power Automate Desktop 2607.
- Ne conservez pas une référence après la modification du processus. Une nouvelle interface, une étape supprimée ou un contrôle supplémentaire impose une nouvelle validation.
- Ne jugez pas les automatisations uniquement sur leur gain brut. Replacez-les dans une démarche d’optimisation structurée des processus, avec la fiabilité, la qualité et le délai de traitement.
Se faire accompagner pour produire un ROI exploitable
D1 Consulting prend en charge l’inventaire des flux, la mesure des références manuelles, la formalisation des règles avec la finance, leur configuration dans Power Automate et la création du tableau de pilotage. Notre offre Automatisation & Optimisation des processus permet également de corriger les flux instables avant d’engager leur généralisation.
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