Automatiser vos relances de factures
Réduire le délai de paiement sans y passer vos journées
Nous automatisons la détection des factures échues, l'envoi des relances graduées et le suivi des promesses de paiement, en nous branchant sur votre outil de facturation existant.
La relance client est le premier processus qu'on laisse tomber
Relancer un impayé n'est agréable pour personne, demande de la constance et se fait toujours au détriment d'autre chose. C'est précisément le profil d'un processus à automatiser : répétitif, déclenché par une date, et coûteux quand on ne le fait pas.
- —Les relances partent quand quelqu'un y pense, c'est-à-dire de façon irrégulière et rarement au bon moment.
- —Personne ne sait, à un instant donné, quelles factures ont été relancées, combien de fois et avec quelle réponse.
- —Le suivi des impayés vit dans un fichier Excel tenu par une seule personne, indisponible pendant ses congés.
- —Les relances partent à l'identique pour un client historique en retard de trois jours et pour un mauvais payeur chronique.
Comment nous procédons
Règles de relance
Définition du scénario avec vous : à quel délai part la première relance, la deuxième, à partir de quand le commercial est prévenu, quand le dossier passe en recouvrement.
Raccordement
Connexion à votre outil de facturation ou à votre ERP pour récupérer l'état réel des règlements, condition sine qua non pour ne pas relancer un client qui a déjà payé.
Automatisation
Mise en place des relances graduées, personnalisées par segment de client, avec pièces jointes et historique consigné.
Pilotage
Tableau de bord de l'encours : ce qui est échu, relancé, promis, contesté. Le sujet devient visible en comité de direction.
Ce que nous utilisons
L'automatisation se branche sur vos outils existants : il n'est pas nécessaire de changer d'outil de facturation pour automatiser les relances.
- n8n ou Power Automate
- Moteur d'automatisation : déclenchement sur échéance, envoi des relances, escalade et journalisation.
- Votre outil de facturation ou ERP
- Source de vérité sur l'état des règlements, interrogée par API ou par export automatisé.
- e-Factu
- Notre solution de facturation, lorsque vous souhaitez traiter facturation et relance dans le même outil.
- Messagerie et CRM
- Envoi des relances depuis vos adresses réelles et consignation de l'historique dans la fiche client.
- Power BI ou tableau de bord dédié
- Suivi de l'encours, du délai moyen de paiement et de l'efficacité des relances.
Ce que vous recevez
- Un scénario de relance graduée, paramétrable par vos équipes sans intervention technique.
- Une segmentation des clients : le ton et le rythme ne sont pas les mêmes pour un compte stratégique et pour un retard récurrent.
- Un historique complet et consultable des relances envoyées et des réponses reçues.
- Un tableau de bord de l'encours client, mis à jour automatiquement.
Questions fréquentes
Faut-il changer d'outil de facturation ?+
Non, dans la grande majorité des cas. L'automatisation se branche sur l'outil que vous utilisez déjà, à condition qu'il expose une API ou permette un export automatisable. Nous vérifions ce point dès le cadrage : c'est le principal facteur de faisabilité.
Le client va-t-il recevoir un e-mail impersonnel ?+
C'est justement ce que nous cherchons à éviter. Les relances partent de vos adresses, reprennent le ton de votre entreprise et varient selon le segment client et le niveau de retard. Une relance automatisée bien conçue est plus personnalisée qu'une relance manuelle faite à la chaîne en fin de mois.
Comment éviter de relancer un client qui a déjà payé ?+
En s'appuyant sur l'état réel des règlements et non sur un fichier de suivi. C'est le rôle du raccordement à votre outil de facturation ou à votre banque. Une relance envoyée à tort coûte plus cher en relation client que le gain de l'automatisation, ce point n'est donc jamais traité en approximation.
Peut-on garder la main sur certaines relances ?+
Oui. Le scénario prévoit des clients ou des dossiers exclus de l'automatique, et une étape de validation humaine avant escalade. L'objectif est de supprimer la charge répétitive, pas de retirer le jugement commercial.
Combien de temps pour une mise en place ?+
Quelques semaines pour un scénario standard branché sur un outil qui expose une API. L'essentiel du délai porte sur la définition des règles de relance avec vos équipes commerciales et comptables, rarement sur la technique.
Combien vous coûtent vos retards de paiement ?
Un échange d'une heure suffit à évaluer la faisabilité sur votre outil de facturation et à estimer la charge de mise en place.
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