RHN : un délai de paiement divisé par deux

La situation de départ

RHN fournit aux hôtels le service qui les relie aux GDS, les systèmes de distribution par lesquels passe une large part de leurs réservations. Son poste client est donc constitué d'un grand nombre de factures récurrentes, réparties sur autant d'établissements.

Les relances se faisaient manuellement, hôtel par hôtel. C'est un travail qui se tient tant qu'on a le temps de le faire, et qui décroche dès que l'activité s'intensifie : les relances partaient de façon irrégulière, et le suivi de ce qui avait déjà été relancé reposait sur la mémoire et sur des fichiers tenus à la main.

Le délai moyen de paiement s'en ressentait directement.

Ce que nous avons mis en place

Un scénario de relance automatisé sous n8n : détection des factures échues à partir de l'état réel des règlements — condition pour ne jamais relancer un hôtel qui a déjà payé —, envoi de relances graduées, et consignation systématique de l'historique.

Le déclenchement ne dépend plus de personne : environ 40 factures sont relancées chaque mois, au bon moment, sans intervention manuelle. Le suivi cesse d'être un fichier tenu par une seule personne pour devenir un état consultable.

La difficulté : se brancher à l'existant

Le point dur du projet n'a pas été la logique de relance, mais le raccordement au système de facturation déjà en place. C'est presque toujours là que se joue un projet de ce type : le scénario de relance se construit vite, tandis qu'obtenir un accès exploitable aux données de facturation, en comprendre le modèle et s'assurer que l'état des règlements lu est bien à jour demande du temps.

C'est ce point qui détermine la faisabilité d'une relance automatisée, bien plus que le choix de l'outil d'automatisation. Nous le vérifions désormais dès le cadrage, avant tout engagement sur un délai.

Les résultats

Le délai moyen de paiement a été divisé par deux. Sur un poste client composé de factures récurrentes, un tel décalage change la trésorerie disponible à tout moment.

Le temps rendu aux équipes représente l'équivalent d'environ une journée de travail par mois — celle qui était consacrée à reprendre la liste des impayés établissement par établissement.