Audit et cartographie de vos processus
Savoir quoi automatiser avant de savoir avec quel outil
Nous cartographions vos processus métier, mesurons le temps réellement passé sur chaque étape et vous remettons une liste de chantiers priorisés par gain, avec une estimation de charge pour chacun.
Vous automatisez sans savoir par où commencer
La plupart des projets d'automatisation échouent avant la technique : on automatise le processus le plus visible plutôt que le plus coûteux, ou on fige dans un outil un fonctionnement que personne n'a jamais remis à plat. Un audit ne sert pas à produire un beau schéma, il sert à décider.
- —Personne ne sait combien d'heures par mois coûte réellement le traitement des factures, la saisie des commandes ou la production du reporting.
- —Le processus tel qu'il est décrit dans les procédures ne correspond plus à ce que font les équipes depuis des années.
- —Chaque service a construit ses propres fichiers Excel et ses propres contournements, et personne n'a la vue d'ensemble.
- —Vous avez déjà des automatisations, mais elles ont été construites au coup par coup et plus personne ne sait ce qui tourne ni pourquoi.
Comment nous procédons
Cadrage
Un atelier d'une demi-journée pour délimiter le périmètre : quels processus, quels services, quels irritants prioritaires selon la direction.
Observation
Des entretiens avec ceux qui exécutent le processus, pas seulement avec ceux qui le décrivent. Nous relevons les volumes, les délais et les reprises.
Cartographie
Formalisation en BPMN : le processus réel, ses variantes et ses points de rupture. Un support lisible par le métier comme par la DSI.
Priorisation
Chaque chantier est chiffré en gain estimé et en charge de mise en œuvre. Vous arbitrez sur des ordres de grandeur, pas sur des intuitions.
Ce que nous utilisons
L'audit ne présuppose aucun outil cible : la cartographie sert autant à décider de ne pas automatiser qu'à choisir la bonne technologie.
- BPMN 2.0
- Notation standard de modélisation des processus, lisible par le métier et exploitable par les équipes techniques.
- BPMN Studio
- Notre éditeur de processus, utilisé pour produire et faire vivre les cartographies après la mission.
- Ateliers métier
- Entretiens et observations de poste : la source la plus fiable pour connaître le processus réel.
- Analyse de volumétrie
- Extraction des données de vos outils existants (ERP, CRM, messagerie) pour objectiver les temps et les volumes.
Ce que vous recevez
- La cartographie BPMN de chaque processus étudié, dans un format que vous pouvez modifier vous-même.
- Un tableau des chantiers d'automatisation priorisés : gain estimé, charge de mise en œuvre, dépendances techniques.
- Une recommandation d'outillage argumentée, y compris lorsque la réponse est « ne rien automatiser et simplifier le processus ».
- Une restitution en comité de direction, avec les arbitrages à trancher.
Questions fréquentes
Combien de temps dure un audit de processus ?+
Cela dépend du périmètre. Un audit ciblé sur un processus (par exemple le traitement des factures fournisseurs) se mène en une à deux semaines. Un audit transverse sur plusieurs directions demande davantage, et nous le découpons alors en lots pour que vous puissiez lancer les premiers chantiers sans attendre la fin.
Faut-il déjà avoir choisi un outil d'automatisation ?+
Non, et c'est même préférable de ne pas l'avoir fait. Choisir l'outil avant d'avoir cartographié conduit à plier le processus à l'outil. L'audit produit une recommandation d'outillage : Power Automate, n8n, Make, développement spécifique ou aucun des trois.
Que se passe-t-il si l'audit conclut qu'il ne faut rien automatiser ?+
C'est une conclusion valable et nous la formulons quand elle s'impose. Automatiser un processus mal conçu revient à en industrialiser les défauts. Dans ce cas, la recommandation porte sur la simplification du processus lui-même, ce qui est souvent moins coûteux et plus rapide.
Devons-nous mobiliser nos équipes pendant l'audit ?+
Oui, mais de façon limitée : environ une heure d'entretien par personne concernée, plus une demi-journée de cadrage et une restitution. Nous travaillons à partir de l'existant et n'imposons pas de production documentaire préalable à vos équipes.
Intervenez-vous en dehors de l'Île-de-France ?+
Oui. Nous sommes basés à Paris et intervenons dans toute la France. Les entretiens peuvent se tenir à distance ; nous privilégions cependant une présence sur site pour les phases d'observation, qui révèlent des contournements que les entretiens ne font jamais remonter.
Faisons le point sur vos processus
Un premier échange d'une heure suffit à cerner le périmètre pertinent et à vous dire si un audit se justifie dans votre situation.
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